入社手続きの一覧｜社会保険・雇用保険の届出と、会社がそろえる必要書類

こんにちは。中小企業診断士・社会保険労務士の早田直弘です。杉並区・中野区を中心に、中小企業の企業価値を高めるため、財務・労務・人材などの切り口から経営課題の解決を支援しています。

社員やパート・アルバイトを雇ったときに、会社が行う入社手続きを一覧にまとめます。社会保険と雇用保険の届出の期限と提出先、本人から集める必要書類もあわせて説明します。

この記事の内容は、2026年10月25日時点の法令と、厚生労働省・日本年金機構の公表資料にもとづいています。

入社手続きの一覧と、それぞれの期限

法律で期限が決まっている主な入社手続きは、次のとおりです。

雇い入れのときに、労働条件通知書を渡します。健康保険・厚生年金保険の資格取得届と、扶養の届出は、入社から5日以内に出します。雇用保険の資格取得届は、雇い入れた月の翌月10日が期限です。労働者名簿と賃金台帳は、事業場ごとに作って備えておきます。

このほか、給与から差し引く税金の手続きもありますが、この記事では扱いません。

入社手続きの最初は、労働条件通知書を渡すこと

会社は、労働契約を結ぶときに、労働条件を明示しなければなりません（労働基準法15条）。正社員か、パート・アルバイトかは関係ありません。契約期間、就業の場所と業務、労働時間、賃金、退職に関することなどは、書面で渡す決まりです。

社会保険や雇用保険に入るかどうかは、ここで決める所定労働時間などで判断します。書面の作り方は「労働条件通知書の書き方」にまとめました。

社会保険の資格取得届は、5日以内に年金事務所へ

正社員の4分の3以上働く人や、一定の条件に当たる短時間労働者は、健康保険・厚生年金保険に加入します。会社は、被保険者資格取得届を、入社から5日以内に出します。

提出先は、日本年金機構の事務センターか、会社を管轄する年金事務所です。電子申請、郵送、窓口への持参のいずれかで出せます。健康保険組合に入っている会社は、健康保険の分を健康保険組合に届け出ます。

届書には、本人のマイナンバーか基礎年金番号を書きます。どちらも書かれていない届書は、会社に戻されるので注意が必要です。協会けんぽの会社では、届出のあとに、本人に「資格情報のお知らせ」が届きます。資格確認書は、必要な人にだけ交付されます。

扶養の届出と、家族について集める必要書類

本人に扶養する家族がいる場合は、健康保険被扶養者（異動）届を出します。期限は、資格取得届と同じく5日以内です。本人が会社を通して出す形をとります。

この届書は、国民年金第3号被保険者関係届と一体の様式です。20歳以上60歳未満の配偶者を扶養に入れるときは、配偶者の第3号被保険者の届出もこの用紙で行います。

扶養に入れる家族の年収は、原則として130万円未満であることが条件です。60歳以上の人や一定の障害のある人は180万円未満です。配偶者を除き、その年の12月31日時点で19歳以上23歳未満の人は、150万円未満になります。

必要書類は、続柄を確かめる書類と、収入を確かめる書類です。続柄は、戸籍謄本か抄本で確かめます。本人が世帯主で同じ世帯の場合は、住民票の写しでもかまいません。どちらも、提出日から90日以内に発行されたものが必要です。家族が別居している場合は、仕送りの額がわかる書類も出します。

雇用保険の資格取得届は、翌月10日までにハローワークへ

週の所定労働時間が20時間以上で、31日以上雇う見込みがある人は、雇用保険に加入します。会社は、雇用保険被保険者資格取得届を、雇い入れた月の翌月10日までに出します。

提出先は、事業所の所在地を管轄するハローワークです。届書には、本人のマイナンバーを書きます。前の勤め先で雇用保険に入っていた人は、そのときの被保険者番号を書くので、雇用保険被保険者証などで確かめます。

添付書類は、原則として要りません。会社として初めて届け出るときや、期限を過ぎて出すときは、賃金台帳や出勤簿などを求められることがあります。

入社手続きで作る労働者名簿・賃金台帳と、マイナンバーの確認

労働者名簿には、氏名、生年月日、履歴、性別、住所、雇入れの年月日などを書きます（労働基準法107条）。常時30人以上の労働者を使う事業場では、従事する業務の種類も書きます。退職したときは、退職の年月日と事由を書き足します。

賃金台帳は、賃金を支払うたびに記入します（労働基準法108条）。氏名、性別、賃金の計算期間、労働日数と労働時間数、残業などの時間数、賃金の種類ごとの額、控除の額が必要です。労働者名簿と賃金台帳は、法律では5年、当分の間は3年の保存が必要です。

マイナンバーは、社会保険や税の書類を作るために必要な場合に限って、提供を求めることができます。受け取るときは、番号が正しいかと、本人であるかを確かめます。マイナンバーカードがあれば、この確認が1枚で済みます。受け取ったあとは、漏れないように管理し、不要になれば速やかに廃棄します。

初めて雇う会社の社会保険・雇用保険と、e-Govの電子申請

初めて労働者を雇う会社は、個人の届出の前に、会社としての手続きが必要です。労働基準監督署に労働保険の保険関係成立届を、ハローワークに雇用保険適用事業所設置届を出します。期限は、どちらも10日以内です。法人は、社長1人でも健康保険・厚生年金保険の適用事業所になり、年金事務所に新規適用届を出します。

ここで挙げた届出の多くは、e-Gov（電子政府の総合窓口）から電子申請できます。資本金1億円を超える法人などは、雇用保険の資格取得届などを電子申請で出す義務があります。

入社手続きは、5日以内の社会保険の届出から順に進めると、期限を外しにくくなります。手続きの進め方や、届出の確認は、労務のページからご相談ください。

届出の詳しい内容は、日本年金機構の就職したとき（資格取得）の手続きのページと、厚生労働省の雇用保険制度Q&A（事業主の皆様へ）で確認できます。